Cách nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch A-Z

Làm thế nào để nhập khẩu hàng từ Trung Quốc?
Dưới đây là hướng dẫn từng bước từ A–Z về cách nhập hàng từ Trung Quốc, cực kỳ hữu ích dành cho người mua hàng và nhà nhập khẩu mới.

Tôi hy vọng bạn sẽ thích những mẹo hướng dẫn nhập hàng sỉ từ Trung Quốc về Mỹ / Canada / Úc / Châu Âu / Đức / Malaysia / Ấn Độ / Ai Cập / Ả Rập Xê Út / Bangladesh hoặc Ba Lan / Pháp / Ý.
Hướng dẫn từng bước chi tiết này sẽ giúp bạn từ một người mới trở thành nhà nhập khẩu chuyên nghiệp, nếu bạn tuân thủ nghiêm ngặt và áp dụng đúng các điểm được nêu ra trong quá trình nhập hàng từ Trung Quốc. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè của bạn nhé!

Bạn biết đấy, Trung Quốc là quốc gia cung cấp hàng hoá với giá rẻ nhất thế giới, và đó là lý do tại sao có rất nhiều nhà nhập khẩu, công ty thu mua, người bán hàng trên eBay/Amazon đều chọn mua sản phẩm từ Trung Quốc.

Canton Fair là nơi rất nhiều các nhà cung cấp Trung Quốc tham gia hàng năm

Ví dụ các mặt hàng phổ biến sản xuất tại Trung Quốc bao gồm:

Các loại hàng tiêu dùng
Quần áo, giày dép, mũ nón
Quà tặng, đồ thú cưng, đồ chơi
Sản phẩm điện tử
Đồ nội thất, trang trí nhà cửa
Đồ gia dụng thông minh
Đèn chiếu sáng, thiết bị an toàn
Phụ tùng ô tô
Máy móc thiết bị
Phụ kiện kim khí
Vật liệu xây dựng
Hóa chất công nghiệp…

Tất cả những sản phẩm “Made in China” này đều rất được ưa chuộng trên toàn thế giới!

Tuy nhiên, nhập hàng từ Trung Quốc không hề đơn giản, đặc biệt với những người mới.
Quy trình nhập khẩu có thể rất phức tạp, gây nhầm lẫn và tốn kém.
Lợi nhuận kỳ vọng dễ dàng bị xóa sổ bởi các yếu tố như:

Thời gian vận chuyển kéo dài
Chi phí giao hàng tăng cao hoặc biến động
Phí thủ tục pháp lý
Các sự cố chậm trễ không lường trước

Vì vậy, nếu bạn đang muốn nhập hàng từ Trung Quốc, chúng tôi rất khuyến khích bạn đọc kỹ hướng dẫn A–Z này.

Tìm nguồn hàng từ Alibaba

Khi nhập khẩu từ Trung Quốc, Alibaba là nền tảng B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) và trang web nhập khẩu hàng Trung Quốc lớn nhất thế giới.
Nó kết nối nhà cung cấp và danh bạ nhà cung cấp với người mua từ khắp nơi trên thế giới.
Alibaba có hàng triệu sản phẩm Trung Quốc và hàng trăm nghìn nhà cung cấp khác nhau.

Tìm nhà cung cấp tại Trung Quốc và đặt hàng

Sau khi tìm được nhà cung cấp phù hợp, bạn hãy đặt hàng với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển hoặc xuất khẩu và xác định rõ điều kiện vận chuyển sẽ được áp dụng.

Khi nhập hàng từ Trung Quốc, sau khi chọn được nhà cung cấp, bạn cần yêu cầu họ cung cấp P/I (Proforma Invoice – Hóa đơn chiếu lệ) cho đơn hàng dự kiến, trong đó cần có:

Mã HS Code,
Mô tả và đơn giá từng sản phẩm,
Trọng lượng và kích thước đóng gói,
Điều kiện mua bán.

P/I là gì?

P/I (Proforma Invoice) là một tài liệu phi ràng buộc giúp bạn dự trù ngân sách cho đơn hàng trong tương lai.
Nó không phải đơn đặt hàng, không tạo nghĩa vụ pháp lý.

Chúng tôi khuyên bạn KHÔNG nên:

1. Luôn chọn giá thấp nhất

Nếu bạn thấy báo giá thấp bất thường so với các nhà cung cấp khác, hãy cảnh giác.
Ở Trung Quốc không có giá thấp nhất, chỉ có giá ngày càng thấp – và giá rẻ thường đi kèm với rủi ro cao về chất lượng, số lượng, uy tín.
👉 Hãy tìm một nhà cung cấp đáng tin cậy và hợp tác phát triển bền vững.

2. Không làm rõ chi tiết sản phẩm

Nếu bạn không diễn đạt cực kỳ rõ ràng về các yêu cầu kỹ thuật và thông số sản phẩm, khả năng cao bạn sẽ nhận hàng sai ý.
Khi bạn không nói rõ, nhà máy sẽ tự quyết theo hướng tiết kiệm chi phí.
👉 Hãy xác minh kỹ vật liệu, quy trình sản xuất và bao bì. Nếu cần, yêu cầu gửi mẫu để kiểm tra lại.

3. Thể hiện sự thiếu tin tưởng với nhà cung cấp

Thương mại quốc tế dựa trên niềm tin. Nếu bạn không tin nhà cung cấp, sẽ không có ai chăm lo cho đơn hàng của bạn trong nhà máy, và không ai thực sự hỗ trợ bạn khi xảy ra sự cố.

Các điều kiện giá phổ biến khi nhập khẩu từ Trung Quốc

1. EXW (Ex Works – Giao hàng tại xưởng)

Nhà cung cấp chuẩn bị hàng tại xưởng.
Người mua chịu toàn bộ chi phí và rủi ro kể từ lúc hàng rời xưởng.
✅ Ưu điểm: Người mua biết rõ chi phí.
❌ Nhược điểm: Người mua phải lo mọi thủ tục vận chuyển và hải quan.

2. FOB (Free on Board – Giao hàng lên tàu)

Nếu là “FOB điểm gửi hàng”: Người mua chịu rủi ro khi hàng đã lên tàu.
Nếu là “FOB điểm đích”: Người bán chịu rủi ro cho đến khi hàng đến nơi.
Áp dụng chủ yếu cho vận chuyển đường biển, không liên quan đến quyền sở hữu hàng hóa.

3. C&F (Cost and Freight – Giá thành và cước phí)

Người bán chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đến cảng đến, không bao gồm bảo hiểm.
Người mua chịu rủi ro kể từ khi hàng rời cảng xuất phát.

4. CIF (Cost, Insurance and Freight – Giá thành, bảo hiểm và cước phí)

Người bán chịu trách nhiệm vận chuyển + mua bảo hiểm cho lô hàng đến cảng đích.
Đây là giá trị thường được dùng để tính thuế nhập khẩu tại châu Âu.

Các hình thức thanh toán phổ biến cho đơn hàng lớn

1. Chuyển khoản ngân hàng (T/T – Telegraphic Transfer)

Dành cho đơn lớn.
Thường là 30% đặt cọc, 70% trước khi giao hàng.
✅ Ưu điểm: Nhanh, phổ biến.
❌ Nhược điểm: Rủi ro cao nếu thanh toán hết trước khi nhận hàng.

2. Thư tín dụng (L/C – Letter of Credit)

Dành cho đơn lớn.
Ngân hàng đảm bảo thanh toán nếu người mua không trả được.
✅ Ưu điểm: Đảm bảo an toàn cho cả hai bên.
❌ Nhược điểm: Thủ tục ngân hàng phức tạp, chi phí cao.

3. D/A – Documents Against Payment (Chứng từ trả tiền)

Ngân hàng chỉ giao chứng từ vận chuyển sau khi người mua thanh toán.
❌ Rủi ro cao cho nhà cung cấp, 99% nhà cung cấp Trung Quốc từ chối điều khoản này.

4. Western Union, PayPal, MoneyGram…

Chỉ dùng cho đơn nhỏ hoặc đặt mẫu thử, giá trị < 3.000 USD
✅ Nhanh, tiện
❌ Không an toàn nếu giao dịch lớn

Phương thức vận chuyển

Chi phí vận chuyển sẽ chiếm một phần đáng kể trong tổng giá thành sản phẩm của bạn, vì vậy điều quan trọng là phải giữ chi phí này ở mức thấp nhất có thể.
Nguyên tắc chung là: đơn hàng càng lớn, chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị càng rẻ.
Không có lý do gì để nhập chỉ một đôi giày không thương hiệu từ Trung Quốc, vì tiền vận chuyển còn đắt hơn cả tiền hàng.

Lưu ý: Khi bạn xây dựng mô hình kinh doanh eBay hay bán sỉ dựa trên hàng nhập từ Trung Quốc, quy mô đơn hàng là chìa khóa thành công. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn phải bắt đầu với nguyên container!

4 phương thức vận chuyển phổ biến từ Trung Quốc

1) Gửi qua bưu điện thường (China Post)

Là hình thức vận chuyển qua bưu điện phổ thông của Trung Quốc, thời gian giao hàng có thể lên đến 6 tuần.
Không có mã theo dõi, chỉ áp dụng cho kiện hàng dưới 2kg.
Thường chỉ sử dụng cho mẫu thử, và chỉ khi bạn không cần gấp.
Nhược điểm: dễ mất hoặc thất lạc hàng.

✅ Nếu nhà cung cấp của bạn ở Hồng Kông, hãy yêu cầu họ dùng HK Airmail – nhanh hơn, đáng tin cậy hơn, có mã theo dõi, thường đến trong 5–10 ngày.

2) Chuyển phát nhanh (Courier)

Phù hợp với đơn hàng nhỏ, nhẹ.
Sử dụng các hãng như TNT, DHL, UPS hoặc FedEx.
Thời gian giao hàng rất nhanh: từ 3–5 ngày làm việc.
Có mã theo dõi đơn hàng.

💡 Cá nhân tôi thường dùng TNT hoặc DHL, chi phí khoảng 4–5 bảng Anh/kg cho kiện 50kg.

3) Vận chuyển hàng không (Air Freight)

Trung gian giữa chuyển phát nhanh và đường biển.
Thời gian vận chuyển: 5–10 ngày, chi phí rẻ hơn nhiều so với courier.
Tuy nhiên, bạn phải tự làm thủ tục hải quan và giấy tờ, hoặc thuê công ty logistics làm thay.

💡 Với đơn hàng 100kg, chi phí thường 2–3 bảng Anh/kg.
✔️ Rất hiệu quả nếu đơn từ 100kg trở lên, trừ khi hàng quá cồng kềnh → nên dùng đường biển.

4) Vận chuyển đường biển (Sea Freight)

Phổ biến nhất với các công ty lớn.
Chi phí rất thấp: 100–150 bảng/pallet, rẻ hơn nữa nếu nhập nguyên hoặc nửa container.

⛔ Nhược điểm: Thời gian dài – khoảng 30–40 ngày, tùy vị trí cảng.

📦 Tuy nhiên, bạn phải lo thêm các khoản phát sinh tại cảng, ví dụ:

Phí dỡ hàng
Phí lưu kho
Phí cảng bốc dỡ
Phí thông quan
Các loại thuế, phí khác…

❗ Những chi phí này không nhỏ, có thể lên tới hàng trăm đô, vì vậy cần tính toán kỹ trước khi đặt hàng.

💡 Cách tốt nhất: Thuê công ty giao nhận (freight forwarder) báo giá door-to-door (giao tận nơi) để tránh bị “ngợp” vì phí ẩn.

Tóm lại:

Sea Freight phù hợp với hàng cồng kềnh, không cần gấp.
Air Freight/Courier phù hợp với hàng nhẹ, giá trị cao, cần nhanh.
Tôi cá nhân ưu tiên dùng courier hoặc hàng không để tiết kiệm thời gian.

Theo dõi hàng hóa & chuẩn bị nhận hàng

Gửi hàng quốc tế mất thời gian, ví dụ:

Gửi từ Trung Quốc đến bờ Tây Mỹ: ~14 ngày
Đến bờ Đông Mỹ: ~30 ngày

👉 Trong lúc chờ, bạn cần kiểm tra:

Hóa đơn thương mại
Packing list
Vận đơn (Bill of Lading)
Các giấy tờ liên quan đến hàng hóa

Nếu có vấn đề phát sinh, bạn cần hiểu rõ các bước hàng hóa phải trải qua để được thông quan tại nước bạn.

Nhận hàng & hoàn tất thủ tục

Khi hàng đến, bạn hãy làm việc với công ty môi giới hải quan để thông quan (và kiểm dịch nếu cần).
Nếu mọi thứ suôn sẻ, bạn được quyền nhận hàng chính thức.

Kết luận

Đừng sợ quy trình nhập khẩu – hãy bắt đầu từ nhỏ.

1. Nếu nhập đơn nhỏ:

Dùng dịch vụ chuyển phát nhanh (courier) là đơn giản nhất.
Không cần lo thủ tục phức tạp, bên giao hàng sẽ làm hết.

2. Nếu nhập đơn lớn:

Đừng ngại thử, hãy bắt đầu chậm, học từng bước.

Nếu bạn là người mới, ngại rủi ro, nên thuê đại lý mua hàng tại Trung Quốc (China Sourcing Agent) –
Bạn chỉ cần trả một khoản phí nhỏ, họ sẽ:

Tìm nguồn uy tín
Kiểm tra hàng
Đàm phán giá tốt
Lo vận chuyển, giấy tờ từ A–Z

✅ Bạn chỉ cần tập trung bán hàng, mọi việc còn lại họ lo.
👉 Làm việc với đội ngũ chuyên nghiệp, bạn sẽ tiết kiệm thời gian – tối ưu chi phí!

Làm thế nào để giảm MOQ của nhà cung cấp Trung QUốc

Khi tìm nguồn hàng tại Trung Quốc, bạn có biết cách làm sao để GIẢM MOQ (Minimum Order Quantity – Số lượng đặt hàng tối thiểu) không?

MOQ là gì?
MOQ (Minimum Order Quantity) là số lượng tối thiểu mà nhà sản xuất yêu cầu bạn phải đặt trong mỗi đơn hàng. Với một số loại sản phẩm và nhà cung cấp, MOQ có thể lên tới hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn vị, đặc biệt đối với đơn hàng đầu tiên.

Điều này gây khó khăn nếu bạn:

Đang có vốn hạn chế
Muốn “thử thị trường” trước khi đặt hàng lớn
Muốn khởi đầu an toàn và từng bước

Tin tốt là:
Hầu hết các nhà cung cấp có thể đàm phán về MOQ nếu bạn biết cách.

✅ Trước khi đàm phán, hãy hiểu lý do tại sao họ đưa ra MOQ cao

Có thể là do họ phải chuẩn bị nhiều việc ban đầu (khuôn mẫu, nguyên liệu…)
Có thể họ chỉ muốn làm việc với khách hàng lớn
Hoặc họ phải chịu ràng buộc MOQ từ nhà cung cấp nguyên vật liệu/phụ kiện phụ trợ

👉 Hiểu được “nỗi đau” của họ, bạn sẽ đàm phán khôn ngoan và đưa ra đề xuất thuyết phục hơn.

⭐ Dưới đây là 3 cách thực chiến để giúp bạn giảm MOQ từ nhà cung cấp Trung Quốc:

1. Hạn chế tuỳ biến sản phẩm quá mức

Một sản phẩm tùy biến càng nhiều (thay đổi mẫu mã, cấu trúc, thiết kế, màu sắc, linh kiện…), thì nhà máy càng khó sản xuất với số lượng ít.

💡 Ví dụ:
Một chiếc đồng hồ với các mức MOQ khi sử dụng linh kiện tiêu chuẩn và OEM:

Bộ phận	Linh kiện tiêu chuẩn	OEM (tuỳ biến)
Vỏ	600 chiếc	900 chiếc
Dây đeo	600 chiếc	5.000 chiếc
Đế đồng hồ	600 chiếc	4.000 chiếc

👉 Bài học:

Hãy dựa trên các linh kiện sẵn có của nhà máy (factory standard)
Tránh yêu cầu các chi tiết OEM phức tạp khi bạn chưa đủ quy mô

2. Tối giản vật liệu & linh kiện

Nhà máy Trung Quốc mua nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung cấp phụ trợ.
Vì thế, nếu sản phẩm bạn yêu cầu có quá nhiều loại vải, phụ kiện (khóa kéo, nút, lót…), thì họ sẽ buộc phải đáp ứng MOQ của từng nhà cung cấp nhỏ.

👉 Giải pháp:

Dùng chung nguyên liệu/linh kiện cho nhiều sản phẩm
Tập trung 1-2 chất liệu chính để giảm rủi ro tăng MOQ do quá nhiều đầu mối cung cấp phụ kiện

✔️ Nếu bạn đủ linh hoạt, điều này giúp giảm MOQ mà vẫn có thể ra nhiều mẫu mã khác nhau.

3. Trả giá cao hơn một chút

Một số nhà máy Trung Quốc có sẵn vật liệu, phụ kiện quay vòng nhanh.
Họ có thể sản xuất số lượng nhỏ nhưng thường không muốn làm vì lợi nhuận thấp, thời gian dài, rủi ro cao.

💡 Giải pháp thực tế:
👉 Đề nghị trả giá cao hơn một chút (10–20%) để họ có động lực nhận đơn hàng nhỏ.

Đôi khi chỉ cần thêm một ít chi phí, bạn đã có thể làm được MOQ thấp hơn rất nhiều mà vẫn giữ được chất lượng và tiến độ sản xuất.