Top 10 sai lầm phổ biến nhất khi nhập hàng từ Trung Quốc

Bạn có bao giờ lâm vào cảnh “đặt hàng rồi… mất hút”? Có lần mình sốt ruột tận 3 tuần sau mới biết nhà máy thiếu nguyên liệu, lô hàng về trễ 2 tháng. Nhập hàng từ Trung Quốc tưởng dễ mà lại đầy rẫy “cạm bẫy” nếu ta không lường trước. Dưới đây là 10 sai lầm chí mạng mà hầu hết newbie đều từng mắc khi nhập hàng từ Trung Quốc, cùng cách khắc phục để bạn luôn chủ động và an tâm hơn.

Doanh nghiệp đắn đi khi lựa chọn nhà cung cấp Trung Quốc

Danh mục nội dung

1. Sai lầm số 1 – Thiếu nhận thức về quy định

2. Sai lầm số 2 – Chưa hướng dẫn rõ ràng cho nhà cung cấp

3. Sai lầm số 3 – Không theo dõi đơn hàng

4. Sai lầm số 4 – Thiếu thỏa thuận bằng văn bản

5. Sai lầm số 5 – Bỏ qua việc kiểm tra chất lượng

6. Sai lầm số 6 – Chọn nhầm nhà cung cấp

7. Sai lầm số 7 – Chọn nhầm sản phẩm

8. Sai lầm số 8 – Kỳ vọng không thực tế

9. Sai lầm số 9 – Không xác minh nhà cung cấp

10. Sai lầm số 10 – Không mua bảo hiểm cho lô hàng

Sai lầm 1: Chủ quan với quy định và chứng nhận

Nhiều bạn chỉ chăm chăm so giá FOB, CIF mà quên mất: mỗi dòng sản phẩm—loa Bluetooth, đồ chơi trẻ em, thiết bị y tế—đều phải có CE, FCC, Bluetooth license, Sisvel license… Supplier không tự nhiên nhắc, vì họ cho rằng “khách chịu chi phí rồi”.

“Hồi đó mình nhập 200 bộ loa, thiếu giấy Bluetooth license, lô hàng bị giữ hải quan 10 ngày, phí lưu kho đội lên gấp đôi.”

Những chứng nhận bắt buộc

• CE (EU), FCC (Mỹ) cho thiết bị điện tử.

• Bluetooth license, Sisvel license cho đồ âm thanh.

Hậu quả khi thiếu giấy tờ

• Lô hàng bị giữ lại, phát sinh phí lưu kho.

• Phải bổ sung hồ sơ gấp, ảnh hưởng kế hoạch bán hàng.

• Nguy cơ lô hàng bị tiêu huỷ nếu không kịp cung cấp chứng nhận.

Sai lầm 2: Thiếu hướng dẫn chi tiết cho nhà cung cấp

Thời gian trước, mình đặt gia công máy CNC nhỏ gọn để chạy thử mẫu, tưởng nhà máy hiểu ngay. Kết quả nhận về máy… thiếu cụm gá kẹp phôi, trục Z lắp ngược chiều, phải chờ thêm 3 tuần để họ sửa lại.

Ví dụ thực tế với máy CNC:

• Mình chỉ ghi “Gia công máy CNC 3 trục, giao nhanh” mà không nêu rõ:

  1. Chi tiết cụm gá: loại kẹp phôi dùng mâm 4 chấu hay mâm 3 chấu, đường kính bao nhiêu.

  2. Hướng lắp trục Z: trục phải nghiêng 45° so với trục X để dễ tháo phôi.

  3. Độ chính xác kích thước: dung sai ±0,02 mm cho bề mặt gia công.

  4. Yêu cầu về thử chạy: chạy biên dạng chữ “LHL” 3 vòng liên tục, tốc độ 1.200 mm/phút.

Nếu bạn làm CNC, bạn sẽ hiểu rõ từng thông số này, nhưng với nhà cung cấp bên Trung Quốc, họ cần từng con số, từng hình vẽ kèm chú thích rõ ràng.

Lắp đặt chuyển giao máy CNC

Sai lầm 3: Không theo dõi đơn hàng thường xuyên

“Đặt xong là xong.” Sai lầm này sẽ khiến bạn chờ dài cổ vì supplier hết nguyên liệu, máy móc hỏng, hay có đơn ưu tiên khác.

Lập lịch kiểm tra

• Email/WeChat ít nhất 1 lần/tuần.

• Nhắc deadline từng giai đoạn: cắt CNC, sơn, đóng gói.

• Yêu cầu ảnh/clip thực tế tiến độ.

Mẫu checklist follow-up

Sai lầm 4: Thiếu hợp đồng mua bán rõ ràng

Tin “miệng” thường hơn, nhưng không có giấy trắng mực đen, bạn rất dễ “dở khóc dở cười” khi supplier trễ hạn hay giao sai hàng.

4 điều khoản “cứu mạng”

1. Thanh toán 30/70: 30% đặt cọc, 70% thanh toán khi inspection đạt chuẩn.

2. Inspection Clause: Supplier chịu trách nhiệm sửa lỗi nếu lô hàng không đạt.

3. Penalty Fees: Quá 14 ngày, phạt % giá trị đơn hàng/ngày trễ.

4. Letter of Guarantee: Cam kết hỗ trợ đổi trả hoặc bồi thường cho lỗi phát sinh sau giao.

Bí kíp đàm phán

• Dùng từ “hợp tác nâng cao chất lượng” thay vì “bắt lỗi”.

• Nhấn mạnh “lợi ích đôi bên” để giữ hòa khí.

Sai lầm 5: Bỏ qua bước kiểm định (Inspection)

Tin ảnh do supplier gửi là tự “trói mình” trong rủi ro. Khi bạn nhìn catalog long lanh, họ đã chỉnh sửa qua Photoshop rồi.

Lợi ích của inspection

• Phát hiện sớm khuyết tật, lỗi kích thước, sai sót.

• Tránh chi phí tái sản xuất cao gấp nhiều lần.

• Bảo vệ thương hiệu, uy tín với khách hàng.

Các hãng như QIMA, Bureau Veritas có mặt khắp Trung Quốc, chi phí inspection khoảng 0.1–0.2% giá trị đơn hàng.

Sai lầm 6: Chọn nhầm nhà cung cấp

Không phải cứ “Gold Supplier” trên Alibaba là an toàn. Mình từng làm checklist 4 tiêu chí:

4 tiêu chí vàng

1. Phản hồi nhanh: Test email/WeChat, reply trong 24h.

2. Hồ sơ pháp lý: Business License, Tax Code.

3. Đánh giá khách cũ: Xem review, hỏi group nhập hàng.

4. Nguồn tham khảo thứ cấp: Global Sources, Made-in-China.

Đọc thêm: Top 100 khu công nghiệp Trung Quốc cần biết trước khi nhập hàng

Sai lầm 7: Chọn sai sản phẩm

“Sản phẩm hot” không đồng nghĩa “hàng dễ bán”. Bạn cần nhìn vào:

Độ phức tạp & mùa vụ

• Sản phẩm càng phức tạp, khả năng lỗi càng cao.

• Hàng mùa vụ (Giáng sinh, Easter) chỉ bán cực đỉnh vài tháng, dễ tồn kho cả năm còn lại.

Chống bán phá giá & hàng giả

• Sản phẩm chịu thuế chống bán phá giá: giá đội lên.

• Hàng nhái thương hiệu: chịu phạt, mất uy tín.

Sai lầm 8: Kỳ vọng quá cao

“Một lô 500 lên 1.000 cái, giá giảm 50%?” Rất tiếc, đó chỉ là… mơ.

• MOQ thường 1.000–2.000 sp cho dây chuyền sản xuất.

• Giảm giá khi tăng số lượng thường 3–5%, không “sập sàn”.

• Biến động nguyên liệu và nhân công theo thị trường.

Quản trị kỳ vọng giúp bạn lập kế hoạch vốn, quản lý tồn kho thông minh.

Sai lầm 9: Không xác minh nhà cung cấp kỹ lưỡng

Rất nhiều bạn còn lơ mơ với mấy thuật ngữ quốc tế, dẫn đến hiểu nhầm hoặc bỏ sót bước kiểm tra, đây là những sai lầm nhập hàng Trung Quốc rất cơ bản. Hãy dùng những từ tiếng Việt dễ hiểu để đảm bảo bản thân và đồng nghiệp đều nắm rõ:

• Giấy phép kinh doanh (thay cho Business License)

• Mã số thuế (thay cho Tax Code)

• Xem bản đồ trực tuyến (thay cho Google Street View)

• Video quay nhà máy (thay cho factory video)

• Lịch sử giao dịch & đánh giá khách hàng (thay cho transaction history & customer reviews)

Các bước kiểm tra đơn giản:

1. Tra cứu Giấy phép kinh doanh và Mã số thuế trên trang web của Sở Kế hoạch & Đầu tư Trung Quốc.

2. So sánh địa chỉ với hình ảnh bản đồ trực tuyến để chắc là thật.

3. Yêu cầu video quay nhà máy và kho bãi lúc họ đang hoạt động.

4. Tìm hiểu lịch sử giao dịch & đánh giá từ khách hàng cũ, hỏi trong các nhóm nhập hàng để có phản hồi khách quan.

Xác minh nhà cung cấp uy tín bằng cách gặp trực tiếp

Sai lầm 10: Quên mua bảo hiểm cho lô hàng

Một lần mình để lô test 200 bộ đồ lót qua đường biển không mua insurance, gặp bão là mất sạch. Bù lại, chi phí bảo hiểm chỉ 0.5–1% tổng giá trị đơn hàng, nhưng đem lại bảo vệ 100% nếu có sự cố.

Cách mua nhanh

• Liên hệ freight forwarder hoặc DHL/FedEx, yêu cầu thêm insurance.

• Điền form khai báo giá trị lô hàng, nhận policy ngay trong ngày.

Trên đây là 10 sai lầm “chí mạng” khi nhập hàng từ Trung Quốc mà bạn nhất định phải tránh. Bạn đã từng gặp bất kỳ rắc rối nào chưa? Hãy comment chia sẻ kinh nghiệm hoặc đặt câu hỏi ngay bên dưới để mình hỗ trợ chi tiết hơn nhé!

Bí kíp nhập hàng tối ưu bằng tại hội chợ Canton Fair Trung Quốc

Chúc bạn nhập hàng suôn sẻ, lô nào cũng về đúng hẹn, lợi nhuận đầy túi!